Jeden system zamiast wielu portali producentów i ubezpieczycieli

Serwis AGD pracuje w kilku systemach naraz

Serwis, który naprawia sprzęt na gwarancji albo na zlecenie ubezpieczyciela, rzadko ma jednego zleceniodawcę. Zwykle są ich całe pule: kilku producentów, firmy assistance, towarzystwa ubezpieczeniowe, a do tego klienci prywatni. Każdy z nich ma swój sposób pracy:

• jedni wysyłają zlecenia e-mailem, w każdej firmie w innym układzie,
• inni udostępniają portal, do którego trzeba się zalogować i sprawdzać, czy pojawiło się coś nowego,
• jeszcze inni mają własny system z własnymi statusami, własnymi kodami usterek i własnym słownikiem czynności,
• każdy ma własne procedury: co trzeba odpisać, w jakim terminie, jakie zdjęcia dołączyć, kiedy i jak zamknąć zlecenie.

W efekcie dyspozytor rano otwiera kilka kart przeglądarki i skrzynkę pocztową. Zlecenie, które przyszło mailem, trzeba przepisać do własnej ewidencji. Termin umówiony z klientem trzeba wpisać w portalu producenta. Gdy część się opóźni, komentarz trzeba dopisać w trzecim miejscu. Każde z tych działań to ręczna praca, a każde przepisanie to okazja do pomyłki: źle wpisanego numeru seryjnego, pominiętego zlecenia, terminu, który w jednym systemie jest, a w drugim nie.

Najbardziej kosztowne jest to, czego nie widać: czas, który dobry dyspozytor spędza na przeklejaniu danych zamiast na rozmowie z klientem i układaniu dnia technikom.

Potrzebne jest jedno miejsce

Żeby nad tym zapanować, serwis potrzebuje własnego, centralnego systemu, w którym są wszystkie zlecenia, niezależnie od tego, kto je zleca. Technik ma jedną listę i jeden kalendarz. Biuro ma jedną historię zlecenia. Producent i ubezpieczyciel nadal dostają to, czego wymagają, ale serwis nie musi już za każdym razem wchodzić do ich systemów.

Takie centralne miejsce ma sens tylko wtedy, gdy samo „rozmawia” z systemami zleceniodawców. Inaczej dostajemy kolejny ekran do ręcznego uzupełniania.

Jak to rozwiązuje HARS

HARS ma integracje z wieloma producentami i zleceniodawcami. Sposób połączenia dobieramy do tego, co dany zleceniodawca udostępnia:

• Przez API — tam, gdzie producent ma oficjalny interfejs, HARS łączy się z nim bezpośrednio. Tak działają m.in. integracje z Candy/Haier, Gorenje i Electrolux.
• Przez e-mail — zlecenia wysyłane pocztą HARS rozpoznaje i zamienia w gotowe zlecenia: z danymi klienta, adresem, sprzętem i opisem usterki. Nikt nie musi ich przepisywać.
• Przez portale — dla zleceniodawców, którzy udostępniają tylko stronę z logowaniem (np. Whirlpool, Amica, Beko), HARS sam loguje się z danymi Twojego serwisu i pobiera nowe zlecenia.

Dane dostępowe do każdego systemu zapisujesz raz w ustawieniach serwisu. Potem HARS w ciągu dnia sam sprawdza, czy nie pojawiło się coś nowego, a nowe zlecenie ląduje na liście obok wszystkich pozostałych: z oznaczeniem, od kogo pochodzi.

Nie tylko pobieranie zleceń

Przepisywanie w drugą stronę, czyli informowanie zleceniodawcy o tym, co się dzieje, też zabiera czas. Tam, gdzie zleceniodawca na to pozwala, HARS robi to za Ciebie:

• Statusy i terminy wizyt wracają do systemu producenta. Na przykład gdy klient potwierdzi termin z SMS-a, Candy dostaje informację, że wizyta jest umówiona (opisaliśmy to w artykule o regułach zasięgu techników i automatycznym umawianiu wizyt).
• Komentarze wpisane w zleceniu możesz jednym zaznaczeniem wysłać do producenta (dziś dla Candy i Gorenje), zamiast dopisywać je ręcznie w jego portalu.
• Zdjęcia i dokumenty do zlecenia dołączasz w HARS, a system przekazuje je do producenta (Candy i Gorenje).
• Kody usterek i czynności wymagane przez producenta wybierasz z listy w zleceniu, więc nie trzeba ich szukać w osobnych tabelach.
• Lista części urządzenia (dla Candy) jest dostępna z poziomu zlecenia, razem z możliwością dodania wybranej pozycji do zamówienia.

Zakres zależy od tego, co dany producent udostępnia. Nie każda integracja pozwala na to samo: z niektórych zlecenia „tylko” wpływają do HARS, z innych można też odesłać komentarz czy status. Zawsze jednak zlecenie jest po stronie serwisu jedno i ma jedną historię.

Co to zmienia w codziennej pracy

• Jedna lista zleceń zamiast kilku portali i skrzynki mailowej. Widzisz, co przyszło, od kogo i co jest do zrobienia dzisiaj.
• Mniej ręcznego przepisywania, a więc mniej pomyłek w numerach, adresach i terminach.
• Jednolity sposób pracy: technik i dyspozytor wykonują te same kroki, niezależnie od tego, czy zlecenie pochodzi od producenta, ubezpieczyciela czy klienta prywatnego. Specyfika każdego z nich jest ukryta w integracji, a nie w głowie jednej osoby, która „wie, jak to się robi w Candy”.
• Łatwiejsze wdrożenie nowych osób — nie muszą poznawać pięciu systemów, wystarczy jeden.
• Pełna historia w jednym miejscu: od przyjęcia zlecenia, przez umówienie wizyty, części, po zamknięcie.

Jak zacząć

1. Wejdź w Administracja → Ustawienia i wybierz integracje, z których korzystasz.
2. Wpisz dane dostępowe do systemu zleceniodawcy.
3. Poczekaj na pierwsze zlecenia: pojawią się na liście z oznaczeniem źródła.

Jeśli pracujesz dla zleceniodawcy, którego jeszcze nie obsługujemy, napisz do nas. Kolejne integracje dodajemy w odpowiedzi na to, czego potrzebują serwisy.

Zaloguj się do HARS na hars.pro/signin i sprawdź, ile ręcznej pracy możesz oddać systemowi.