Przypomnienia o terminach: przeglądy, badania i uprawnienia

Co nowego

W serwisie jest sporo terminów, które nie wynikają ze zleceń: przegląd rejestracyjny i OC aut firmowych, badania lekarskie pracowników, uprawnienia techników, szkolenia BHP. Zwykle ktoś trzyma je w głowie, w kalendarzu albo na kartce — i zwykle jeden z nich umyka. Od teraz możesz je wpisać do HARS. W menu Biuro pojawiła się nowa pozycja „Przypomnienia”, a system sam napisze do Ciebie w Wiadomościach, gdy termin się zbliża.

Jak to działa

1. Lista przypomnień

Pozycja „Przypomnienia” w menu Biuro jest dostępna dla administratorów i pracowników biura. Otwiera listę z dwiema zakładkami: „Aktywne” i „Wykonane”. Dla każdego wpisu widzisz tytuł, termin (w formacie DD.MM.RRRR) i notatkę, a obok akcje: Zmień, Zrobione oraz Usuń (przed usunięciem HARS prosi o potwierdzenie).

Lista jest posortowana od najbliższego terminu. Jeśli termin już minął, a przypomnienie nie zostało zamknięte, data jest czerwona i pojawia się przy niej oznaczenie „Po terminie” — trudno przeoczyć coś, co świeci na czerwono. Gdy lista jest pusta, HARS podpowiada, do czego jej użyć, na przykład do przeglądu rejestracyjnego auta albo badań lekarskich pracowników.

2. Dodaj przypomnienie

Kliknij „Dodaj”. Formularz ma kilka pól:

• Tytuł i Termin — wymagane,
• Notatka — miejsce na szczegóły, np. gdzie jest stacja diagnostyczna,
• Kogo dotyczy — opcjonalnie technik lub pracownik, którego sprawa dotyczy (np. jego badania lub uprawnienia),
• Odbiorcy — kto ma dostać wiadomości; puste pole oznacza administratorów firmy,
• Wyprzedzenie w dniach — ile dni przed terminem system ma się odezwać; domyślnie „30, 7”,
• Powtarzanie — brak, co N miesięcy albo co N lat.

Pole „Kogo dotyczy” zawiera dane osobowe pracownika, więc wybieraj je tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest potrzebne.

3. HARS pisze, zanim będzie za późno

Codziennie o 7:00 (czasu warszawskiego) HARS sprawdza przypomnienia i wysyła wiadomość systemową do wybranych odbiorców. To ta sama skrzynka i ten sam dzwonek, co przy innych wiadomościach systemowych. Wiadomość przychodzi:

• na każdym z progów wyprzedzenia — domyślnie 30 i 7 dni przed terminem,
• w dniu terminu,
• potem codziennie, dopóki ktoś nie kliknie „Zrobione”.

Treść wiadomości mówi wprost: co, na kiedy i ile to dni. Jeśli przypomnienie ma wskazaną osobę w polu „Kogo dotyczy”, na końcu pojawia się jej imię i nazwisko.

W zależności od dnia HARS napisze „za 7 dni”, „jutro”, „dziś” albo „po terminie o 3 dni”. Notatka nie trafia do wiadomości — zostaje na liście przypomnień.

„Zrobione” i terminy cykliczne

Gdy sprawa jest załatwiona, kliknij „Zrobione”:

• przypomnienie jednorazowe zostaje zamknięte i trafia do zakładki „Wykonane”; jeśli kliknięto za wcześnie, przycisk „Przywróć” przeniesie je z powrotem do aktywnych,
• przypomnienie cykliczne przesuwa się na kolejny termin. HARS liczy go od pierwotnej daty i wybiera pierwszą datę po dzisiejszej, więc termin nie „dryfuje” — przegląd robiony zawsze w tym samym miesiącu zostaje w tym samym miesiącu.

Dzięki temu coroczne OC czy badania co dwa lata wpisujesz raz.

Do czego się przydaje

• przegląd rejestracyjny i OC aut firmowych,
• badania lekarskie pracowników,
• uprawnienia techników, np. SEP czy F-gazy,
• szkolenia BHP.

Pojazdy w HARS to zwykłe wpisy — nie ma osobnego modułu pojazdów. Wystarczy, że w tytule wpiszesz markę lub numer rejestracyjny.

Czego ta funkcja nie robi

Przypomnienia przychodzą wyłącznie jako wiadomości w HARS — bez e-maila i SMS-a. Nie są związane ze zleceniami ani z klientami: to lista terminów Twojej firmy, którą prowadzisz ręcznie.

Jak zacząć

1. Wypisz terminy, które dziś trzymasz w kalendarzu albo w głowie: auta, badania, uprawnienia, szkolenia.
2. W menu Przypomnienia kliknij „Dodaj” i wpisz je — dla powtarzalnych ustaw Powtarzanie.
3. Zostaw domyślne wyprzedzenie „30, 7” albo ustaw własne.
4. Zaglądaj do Wiadomości, a po załatwieniu sprawy klikaj „Zrobione”.

Zaloguj się do HARS na hars.pro/signin i wpisz pierwsze terminy jeszcze dziś.