KSeF w serwisie AGD: faktury i korekty w HARS

KSeF to dziś codzienność serwisu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestał być nowinką. Zgodnie z harmonogramem wprowadzonym ustawą obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje największych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Odbierać faktury z KSeF muszą wszyscy. Dla najmniejszych firm przewidziano wyjątki i okresy przejściowe, więc to, jak dokładnie dotyczy to Twojego serwisu, warto potwierdzić u księgowej.

Dla serwisu AGD oznacza to trzy codzienne sprawy: faktury za naprawy trzeba wystawiać i wysyłać do KSeF, faktury od dostawców części trzeba odbierać, a błędy trzeba poprawiać korektami. HARS obsługuje wszystkie trzy w jednym miejscu, obok zleceń i magazynu.

Konfiguracja: jeden token, raz

Połączenie z KSeF ustawiasz w menu Administracja → Ustawienia, w sekcji KSeF. Wklejasz token wygenerowany w KSeF i zapisujesz. Przy polu widać od razu, czy KSeF jest skonfigurowany, więc nie trzeba zgadywać, dlaczego faktura nie wychodzi. Token możesz w każdej chwili usunąć.

Wystawianie i wysyłka faktury

Fakturę wystawiasz ze zlecenia. Gdy jest gotowa, wybierasz „Wyślij do Ksef”. HARS pokazuje na fakturze, co się dzieje dalej:

najpierw komunikat, że faktura została wysłana i czeka na sprawdzenie przez KSeF,
potem status odpowiedzi KSeF,
po zaakceptowaniu faktury jej numer KSeF.

Wysłana faktura jest częściowo zablokowana do edycji, bo w KSeF dokumentów nie da się już zmieniać. Jeśli coś trzeba poprawić, służy do tego korekta (opisana niżej).

Faktury pro forma są poza KSeF. HARS nie wyśle ich do systemu, więc nie trzeba pilnować, żeby nie trafiły tam przez pomyłkę.

Automatyczna wysyłka o wybranej godzinie

Jeśli nie chcesz klikać przy każdej fakturze, w ustawieniach KSeF włącz „Automatyczną wysyłkę faktur” i wybierz godzinę. HARS wyśle wtedy faktury o tej porze, a w ustawieniach zobaczysz, kiedy automat ostatnio się uruchomił. To wygodne przy serwisie, który wystawia faktury w ciągu dnia, a rozlicza je wieczorem.

Faktury od dostawców: skrzynka odbiorcza

Faktury, które dostawcy wystawili na Twój serwis, trafiają do KSeF, a HARS pokazuje je w menu KSeF jako skrzynkę odbiorczą. Faktury, które sam wysłałeś, są w pozycji „KSeF wychodzące”. Obie listy to zwykłe tabele z filtrami i zapisanymi układami, tak jak lista zleceń (pisaliśmy o tym w artykule o zapisanych układach list).

Z faktury zakupu możesz:

utworzyć dokument w magazynie, wybierając, czy przyjąć na stan wszystkie pozycje, czy żadne z nich,
wystawić refakturę, gdy część zakupiona dla klienta ma być mu przefakturowana.

Dla wybranych sprzedawców (obecnie dostawców Candy/Haier) dokumenty magazynowe z faktur zakupu mogą powstawać automatycznie. Włączasz to osobno dla każdego sprzedawcy w ustawieniach KSeF.

Korekty: gdy faktura jest już w KSeF

W KSeF nie można usunąć ani anulować wystawionej faktury. Jedyna droga to faktura korygująca. HARS prowadzi przez nią w dwóch wariantach:

Anulowanie faktury to korekta „do zera”. Używasz jej, gdy faktura została wystawiona omyłkowo albo z błędnym NIP-em. HARS przed wysłaniem prosi o potwierdzenie, że wyzerować wszystkie pozycje.
Modyfikacja części faktury pozwala zmienić ilość lub cenę, dodać albo usunąć pozycje, zmienić termin płatności lub numer konta bankowego.

Korektę wysyłasz do KSeF tak samo jak fakturę, a z faktury źródłowej możesz przejść do najnowszej korekty. Jeśli potrzebujesz podobnej faktury, na przykład dla kolejnego zlecenia tego samego klienta, skorzystaj z „Wystaw podobną fakturę” i nie wpisuj danych od początku.

Kto widzi KSeF

Menu KSeF jest dostępne dla administratorów i dla osób z rolą KSeF. Technik czy osoba z biura bez tej roli faktur w KSeF nie zobaczy, więc dostęp do dokumentów fiskalnych kontrolujesz tak jak resztę uprawnień w HARS.

Jak zacząć

Wygeneruj token w KSeF i wpisz go w Administracja → Ustawienia → KSeF.
Wystaw pierwszą fakturę ze zlecenia i wyślij ją przyciskiem „Wyślij do Ksef”. Sprawdź status i numer KSeF.
Jeśli faktur jest dużo, włącz automatyczną wysyłkę o stałej godzinie.
Zajrzyj do skrzynki odbiorczej i sprawdź, czy faktury od dostawców części są widoczne.

Zaloguj się do HARS na hars.pro/signin i skonfiguruj KSeF, zanim pojawi się pierwsza faktura do wysłania. Jeśli chcesz najpierw zobaczyć system w działaniu, zamów demo.